企业办公室文秘工作存在的问题及思考
企业办公室文秘工作存在的问题及思考
办公室是企业的综合管理部门,在企业管理过程中发挥着枢纽作用,办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象,而文秘人员又是办公室的重要组成人员,下面是YJBYS小编为大家搜索整理的关于企业办公室文秘工作存在的问题及思考,欢迎参考阅读,希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!
一、当前企业办公室文秘工作存在的问题
(资料图)
随着企业队整体伍素质的提高,办公室的文秘工作有了很大的发展,但也存在着一些不容忽视的问题。
一是办公室事务过于繁杂,影响文秘工作。以大多数基层办公室来说,是一个综合性办公室,集合了办文、办会、人事劳资、后勤服务等职责,几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,存在信息报送不及时、上下渠道不够畅通等问题,难以真正起到参谋助手作用。
二是办公室文秘人员少,工作负担重、质量低。近年来,企业单位文秘人员短缺已成为一个不争的事实,并已影响了工作的正常开展。目前,大多数企业办公室主要从事文秘工作的人员只有一人,其中的辛苦只有干过的人才会明白,加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭,可以说是“行行字字苦兼酸,篇篇章章麻与辣”。
三是文秘人员素质偏低,跟不上企业的工作要求。由于行业特点等各方面的原因,企业办公室文秘人员的素质已不能适应新形势下的要求。首先是是文秘专业知识欠缺。现在大多基层办公室的文秘人员多半是半路出身,没有系统学过文秘专业知识,虽然有些企业近年来也招聘了一些文秘专业人员,但一方面人数太少,不能满足工作需要,另一方面文秘的成长本身需要一个过程,很难立即成为行家里手。其次是知识更新过慢。文秘人员出外机会较少,培训机会更少,知识更新慢,前沿东西掌握的少,大大限制了文秘人员自身素质的提高。
四是信息调研工作滞后,参谋作用发挥不好。客观上由于办公室事务多,没有时间,但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视,没有认识到调查研究的重要性,业务不精通,基层调研少,基本情况了解不多,加之个人素质能力,导致信息调研工作跟不上新形势下工作的需求,不能很好地为领导决策提供参考依据。
二、做好企业办公室文秘工作的几点思考
1、锐意进取,加强学习,不断提高文秘人员综合素质
作为文秘工作者,是领导与各部门之间联系的桥梁,一言一行,都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性,要求每一个文秘工作者必须不断学习,提高自己的"综合素养。
一要不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作,工作人员任何时候都必须忠诚坚定,把政治素质作为自己的第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性,学会从政治的角度,辨证的分析问题和解决问题。
二要全面提高自身的综合业务素质。“政以才治、业以才兴”,办公室人员必须勤学苦练,博采众家之长,既要向书本学、向实践学,又要向领导学、同事学,使自己成为“杂家”,成为复合型人才,要做到提笔能写,开口能讲,有事能办,尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。
三要加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系,相对来说培训机会较少,文秘人员知识更新慢,现有的知识水平很难满足工作的需要。为此,要加强文秘人员的培训工作,要有针对性,提倡“菜单式”的培训模式。
2、转变作风,改进方法,不断提高办事效率
办公室的每一项工作都与全局有着密切的联系,作为办公室文秘人员,一定要在工作作风和方法上下功夫,提高自己的办事效率。
一要乐于奉献,扎扎实实做好本职工作。办公室工作就是服务,服务就意味着奉献,没有奉献精神,服务工作就没有积极性、主动性和创造性。必须将任劳任怨作为修身养性的根本,在工作中不断充实和完善自己,使自己的全部聪明才智得以充分发挥。
二要理清思路,有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱,常常是手忙脚乱,但越在这时我们越不能乱,我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排;同时,要不断摸索工作规律,防止埋于事务堆中,而无时间抓信息工作和调研工作。
三要严以律己,树立良好的公众形象。办公室工作接触面广,其性质较为复杂,要低调做人,低调干事,要严格遵守工作纪律,在工作中谦虚谨慎,一丝不苟,要正确认识和对待组织、自己和他人,这样才能真正协调好各科室的关系,有利于各项工作的开展。
3、抓住中心,创新工作,做好办公室政务服务工作
作为办公室的文秘人员,最主要的服务就是办好会,办好文。一要细致规范,做好会务服务工作。细节决定成败,规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否,我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案,制定出详细的工作流程,将会务工作分解到组,量化到人;在执行过程中,要及时沟通工作中存在的问题,查漏补缺。
二要严格认真,做好公文处理工作。在内容审核上,首先要把好政策关,看文件是否符合现行政策规定,是否完整体现了发文机关的意图;其次要把好文字关,看文字表达是否准确、通顺、简练,文句是否符合语法、逻辑,数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上,重点要把好签审关,要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。在格式审核上,要看文种是否恰当、文件格式是否规范等。
三要积极主动,做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分,是“上情下达、下情上报”的重要途径,是领导决策的基础和依据。要抓重点工作贴近领导意图。将全年或阶段性的重点工作进展情况及时反映,让领导了解工作的开展情况,为下一步决策提供依据;要抓热点问题贴近群众需求。抓住群众普遍关注的热点问题,及时地把群众的呼声反映给领导,及时架起干群“连心桥”,使一些矛盾点进入领导决策后及时化解,维护群众利益;要抓亮点总结经验贴近上级需求。在反映问题时一定要把事情搞清楚,在肯定成绩的前提下,指出隐藏在成绩背后的矛盾和问题,提醒领导注意。
关键词: 办公室工作存在问题
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